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[轉貼] 專業PM一定要學會的技能!PDCA戴明循環(Deming Cycle)

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發表於 2015-7-7 23:15:09 | 顯示全部樓層 |閱讀模式
  
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PDCA循環,就是由P計畫(Plan)、D執行(Do)、C查核(Check)及A行動(Act)四大步驟過程所構成的一連串追求改善精進的目標管理,有人稱為戴明循環(Deming Cycle)戴明轉輪(Deming Wheel)
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PDCA指的是Plan(計畫)→Do(執行)→Check(檢核)→Action(改善行動)。

PDCA的含義
什麼是PDCA?此非新創名詞,而是企業界早已普遍運用的一套「目標管理」流程,透過規劃(Plan)、執行(Do)、查核(Check)、行動(Act)四階段,確保每次的目標都能達成。

規劃
(Plan):產品可靠度目標預測與訂定、可靠度計畫研擬與確定、可靠度組織與分工。建立一個明確的目標,並制定相關的計劃和確定必要的程序。通過這樣的方式可以在今後的過程中更好的衡量實現的結果和目標的差距以便更好的進一步修正。

執行
(Do):可靠度作業激勵、命令與實施。執行上一步所指定的計劃和程序,收集必要的信息來為下一步進行修正和改善提供依據。

查核
(Check):產品可靠度評定與評估、可靠度作業管制與稽核。研究上一步收集到的信息,和預期設計進行比較(於計劃階段的目標進行對比)。並提出修改方案,包括執行後的改善和計劃的完善使得計劃的可執行性提高。用列表和數據圖可以很好的顯示出來執行結果和預計結果的差距,這些差別是下一步行動中的必要數據。

行動
(Act):各種可靠度工作之作業單位間協調、可靠度改善對策訂定、改善行動執行與跟催。這一步是尋找相當的方法來縮減計劃目標和執行的過程中的結果的差距。並且使得下一次計劃變得更加完美。一般是通過對問題的根本原因的研究,但是相當的問題找到根本原因的時間會很長,這往往會使得項目沒有任何進展。所以一般會暫時採取短期符合目標要求的修改,與此同時創立新的項目來改進執行過程。其中很多時候會提出更詳細的計劃要求使得下一次重新執行時的計劃步驟更容易執行更詳細。其實Act於英文涵義上另有修正案的意思,所以有的時候很多人更加趨向於使用修正(Adjust)來解釋PDCA的A。這樣的話更能體現出A的改善的含義而且很多的修正並不是這一次循環中進行的執行,而是下一次循環的D環節進行執行。

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P:計畫
首先,先盤點自己手上所有的待辦事項,接著思考哪些工作可以捨棄、哪些工作的先後順序可以調換……。 假如沒辦法確實按照計畫完成工作,第一件事要回過頭檢視,自己的計畫是否時間分配不當。以《與成功有約》作者史蒂芬 ‧ 柯維(Stephen Covey)的「重要 ‧ 緊急矩陣」篩選工作為例,先畫出橫軸代表工作的緊急度,縱軸代表工作重要度,再將事情分別放入「重要且緊急」「重要,但非緊急」「非重要,但緊急」以及「非重要、非緊急」4個象限。

D:執行
通常,無法依據計畫執行是因為一旦有突發情形,我們會率先處理緊急卻不一定重要的事。但其實 「重要但非緊急」的事,才是我們應該要做的,因為它才能使我們成長、讓組織進步。 不過,這些事通常是「應他人要求」,如主管突然交辦的雜事、同事找你發牢騷等,如果能與對方協調溝通,無法照計畫工作的情況就會減少。

C:查核
使用PDCA循環管理時間,最重要的步驟是查核,有了查核,才會知道下一步該如何改進。每天花一點時間回想今天做的事,哪些需要改進、哪些做法值得學習記錄下來。 把計畫和已做的事用筆記呈現,將過程與成果視覺化。

《讓自己快速進化的PDCA筆記術》裡指出,要讓 PDCA 能順利轉動的原則有二:視覺化、習慣化,「PDCA 筆記術」即是將過程與成果視覺化、養成習慣的方法,筆記製作與心法如下:

A:行動
透過「PDCA 筆記術」看見計畫與實際執行的落差,進而提出改善方案。一段時間後,你會發現,自己犯錯的機率大幅降低,做事的效率也就更高了。

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《經理人月刊》第159期

是許多一流企業與優秀工作者奉為圭臬的經典管理循環,常應用於品質管理或改善業務。

專案計劃PDCA筆記

●為每個專案計畫製作個別的筆記 專案計畫的PDCA筆記是針對單一計畫運用PDCA的筆記。

說是專案計畫,也不見得就是大規模,需要聚集複數成員一起進行的計畫,請把它想成個人或團隊為了達成目標而需要處理的課題。

可以是一個新產品的宣傳企劃,或是為了讓該項新產品被客戶A公司採用所進行提案計畫,又或是上司訓練部下的教練指導等。

如果這項工作有某種明確的目的,有想實現的目標,但不是能馬上解決,也不能一次就處理完成,需要經過多道程序,就可以把它視為一項專案計畫。

那麼,我就來介紹製作專案計畫PDCA筆記的方法。

1.參照下頁圖表做出框架
2.填入標題
3.填入終點或目的
4.寫下關於這項專案的三個重點
5.依任務分割P框架

首先,就依下頁圖表中的形式在筆記上畫線。

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接著,標題部分清楚地填入計畫名稱,下方的欄位就是該計畫的終點或目的。

然後再列舉進行這項計畫的三個重點,寫在右上方,內容像是這個計畫為何重要,什麼是不可或缺的……。

●「P 計畫框架」也可以用來表示程序 圖中的「P計畫框架」與每日PDCA筆記有著明顯的差異。 為什麼會不一樣呢?

那是因為PDCA的P本來指的是「Plan」,但在這個專案計畫的PDCA中,還有「Process」的意思

每種工作都有基本的業務流程等程序,以及在當中需要執行的各項任務,也就是必須把「程序X任務」組合起來一起思考。

因此,就算計畫正在進行,「我做了那個嗎?」「我忘記那個了!」當有這類情況發生時,別盲目地進行眼前的任務或是鑽牛角尖,只要準備好程序與任務的框架,就能輕鬆組織整個程序中所需要進行的任務。

接著,只要照著這些程序來進行任務就好。 「要以怎樣的程序來進行呢?」也可以以此切入,再細分成多組程序。

同時也要弄清楚在每個程序中所進行的任務。

填上預估的日程與時間,在各項任務的前面加上「□」,就能在執行時當成檢查表使用。

之後轉動PDCA的方式就和每日的PDCA筆記一樣。

在「D執行.實績」的框架中,寫下結果與實績,若進度落後或有其他的問題,也一併寫下來。

在「C檢核.覺察」的框架中,寫下從自己角度所獲得的覺察,進行不順利的原因,要是這麼做就好了等事項。

在「A改善行動」中,寫下為解決課題所採取的行動,需要改變什麼,需要停止什麼,需要開始什麼等。

整理出可以改善下次計畫或程序的具體行動。

關於專案計畫PDCA筆記的管理方法,我想再稍加說明。

我經常會採取的一個做法,是以計畫為單位,將相關資料以及該計畫的PDCA筆記放入透明文件夾中,並隨時更新。

我也曾使用過Excel 的進度表以及專門的甘特圖APP等各種方式;但老實說,雖然做出來的東西看起來很漂亮,可是製作上很花時間,非常麻煩。

若是作為個人工作的計畫,且不需要上線與團隊共享,我認為根本不用多花這些時間。

寫在紙上最大的好處,在於能一眼就看到並了解整體的進度。

尤其是因為我們會不斷回顧專案計畫的PDCA,因此寫在筆記本上其實非常合理。

計畫結束後,相關資料都可以掃描整理然後丟棄,只要留下這本PDCA筆記並作為過去的案例歸檔,在開始填寫新的計畫PDCA筆記時,就能當作範本直接使用。

因為當中也留有從前次覺察中所產生的改善方案,所以在轉動PDCA時,一定能比之前更容易獲得成果。 岡村拓朗

關於PDCA
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PDCA是由於愛德華茲·戴明博士而出名的。

很多人認為戴明博士是現代產品品質控制的始祖。

但是他在著作里總是把這個循環稱為「休哈特(W.A.Shewhart)循環」。

晚些時候,戴明修改了PDCA,他把這個循環修改成了PDSA用study(研究、學習)替代了檢查(check),他認為這樣更好表達第三步是來研究而不是檢查。

PDCA這個概念最初是在一個科學基礎上建立的,從培根的學說中延伸出來的。

(《Novum Organum》1620)科學的過程大概可以總結為《假說-實踐-進步》(hypothesis-experiment-evaluation)。

休哈特形容製造業是:控制下的-數據控制下的一個三步驟的過程來規範製造業。

休哈特認為一切可以收集到的數據都要拿來為貨物的生產需要服務。

這些數據可以用來減少人為誤差從而提高生產的質量。

顯然這個過程是一個基於實踐和進步的行動。

戴明在上世紀50年代在日本的演說中強調日本使用的精簡版的PDCA可以擴展為今天的PDSA;尤其是study研究這一步最重要;而且使用這個詞更比休哈特使用check檢查的意思更接近解。

Multiple iterations of the PDCA cycle are repeated until the problem is solved.

一個基礎科學的方法是重複使用PDCA循環;一旦達到了我們制定的第一假說;或者全部推翻了,這時要開始執行下一輪的PDCA循環。這樣最終能得到一個非常接近完美的結論。

但是必須注意的是,每一個PDCA的循環必須是完全獨立的;尤其是P環節的預期目標必須是獨立的。

如果不這樣的話有可能會陷入無窮迴圈從而混淆什麼是執行過程的缺陷和不可避免的環境變化以及無法消除的系統誤差。

PDCA循環也用來指導思維模式的建立。

豐田汽車經常引用的一句話「製造汽車前,先要塑造好一個人。」豐田和一些其他的人力培訓公司發現使用PDCA進行訓練後的人可以系統的以創新的方式順利的解決問題。

從而也創造了一種 PDCA文化。

西格瑪6項目中使用「制定-測量-分析-提高-控制」(DMAIC)來代替了PDCA,並且要求使用者要嚴格的提出循環的目的。

戴明提出PDCA應該是一種以螺旋上升的模式展現的形式來表現為了達到某種終極目標的知識的增長模式。

每一層都是一個獨立的PDCA循環,但是由於每一次從新計劃一個循環都會引入上一次的循環的結果做為已知條件,所以可以認為每一次新的循環都比前面一次更接近螺旋結構的頂端的終極目標。

每個人生下來所與生俱來的本領都是差不多的但是非常有限的,一些音樂家,科學家等人通過不斷的進步終究成為了一代偉人。

其過程恰好是一種螺旋上升狀的PDACA的表現。

這些例子展現了無論如何表達PDCA,這種方式確實能使的我們實現制定的目標。

如今的西化的社會強調改進的速率要儘量達到進步的速率。

PDCA正好能滿足我們的這個需要。

日本暢銷書《鬼速PDCA》出版商Cross Media出版社編輯長谷川諒回憶,這個冷冰冰的管理學的暴紅,「故事,大概要從2016年的4月開始說起……。」

當時,一本以日本軟銀董事長孫正義為主角的新書《孫正義十倍速達標學》出版,其第六章就是「高速PDCA」。

長谷川諒表示,「大家忽然發現,原來這個企管課本裡的學問,竟然可以用來加強個人競爭力。」,到5月時,一向標榜用PDCA強化品管的豐田汽車,公布了史上新高的獲利數字,讓討論熱度持續延燒。

2017年2月,《解決孫社長所有難題的超厲害PDCA》在日本出版,曾任孫正義貼身祕書多年的作者三木雄信指出,孫正義就是靠PDCA戰勝所有困難,包括如何做到「超乎常人的目標執行力」、「為達目的無所不用其極」、「追蹤數據進而縝密驗證」以及「沒有最好、只有更好」等,而這些正是PDCA的精髓。

說穿了,PDCA就是一趟修煉,讓人們能夠在一次一次的設定目標與執行過程中,練就凡事精確到位、按部就班的功夫。

日本年輕人正在視它為個人進化的新解方,而台灣各大企業也逐漸將其視為員工必備要件。維基百科


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有些地區才不鳥這個

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感動ㄋ!大大您的分享,真是無話可說!
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